3 exemples simples de workflows à mettre en place sur HubSpot

"Workflow", en français, qu'est ce que c'est ?! C’est le terme technique pour parler des scénarii automatisés utilisés afin de déclencher des actions en fonction de comportements spécifiques.

Par exemple, un workflow peut être déclenché lorsqu’un contact entre dans une liste spécifique (par exemple : les internautes ayant téléchargé tel ou tel livre blanc). Ensuite, le lead va suivre un chemin à multiples options, en fonction de son comportement (ouverture ou non d’un email, clic sur des liens de l'email ou non, désabonnements...).

Les workflows peuvent avoir différentes fonctions comme : segmenter votre base de données, envoyer des emails automatiquement en fonction de certains comportements de vos leads, générer des listes automatiquement, nettoyer votre base de donnée automatiquement…

HubSpot est un outil inbound marketing tout-en-un qui permet notamment de mettre en place des scenarios automatisés.

Avant de se lancer...

Les workflows représentent l’un des outils les plus complets et puissants du logiciel HubSpot et cela est dû à leur infinité de possibilités.

Sur HubSpot, lorsque vous créez un nouveau workflow, 3 choix s'offrent à vous :

Le type de workflow standard correspond aux 3 exemples mentionnés plus bas dans cet article. C'est celui qu'on utilisera par défaut.

Le type de workflow Fixes-date, comme son nom l'indique se basera sur une date fixe, comme un évènement, un webinar, ou encore le début de vacances scolaires.

Le type de workflow Contact date property quant à lui se basera sur une date clée pour un contact comme par exemple sa date de création ou encore sa date d'anniversaire.

Pour commencer à utiliser les workflows pour votre entreprise, voici 3 types de scénarios pour : mieux qualifier vos leads, segmenter votre base de données et la nettoyer de façon automatisé.

Idée reçue sur les workflows : "Une fois paramétrés, il n’y a plus rien à faire !" : C’EST FAUX. Vos workflows doivent être améliorés, testés, modifiés, surveillés et ce, régulièrement.

À lire également : En quoi consiste le lead nurturing ?

Les workflows de lead nurturing

Les workflows de lead nurturing sont des workflows qui vont permettre de faire monter en qualification vos leads automatiquement, en fonction de leurs comportements.

Ces workflows représentent un véritable travail stratégique et sont parfois assez longs à mettre en place.

Il n’existe pas de format “type” pour ces workflows. En effet, ils dépendent de nombreux éléments : objectifs, nombre de personnes dans la base de données, ressources à disposition…

Exemple de workflow SIMPLE de nurturing :

• Enrollment criteria

• 5 jours passent

• 5 jours passent, 2 solutions sont possibles (yes or no sur HubSpot) :

Soit (yes) votre contact a téléchargé votre second ebook, c’est très bon signe cela signifie que vos ressources ne l’ont pas déçu et que vous pourrez lui renvoyer plus tard des ressources pour l’emmener plus loin dans sa réflexion.

Soit (no) votre contact n’a pas téléchargé votre second ebook. Pas de panique, cela ne veut pas dire que votre travail est inutile, il ne faut cependant pas en rester là. Peut-être que votre contact souhaite avoir des ressources sur un format différent : pourquoi pas lui envoyer quelques jours plus tard une sélection d’articles de blog sur le sujet Y.

Ces scénarios peuvent être répétés/améliorés/allongés à l’infini en fonction de vos ressources et il n’existe pas de recettes miracles et/ou exactes.

Conseils :

1. Commencez par un schéma de workflow relativement simple et ajoutez-y des éléments au fur et à mesure pour l’améliorer.
2. Fixez-vous des objectifs SMART (Spécifique, Mesurable, Acceptable, Réaliste, Temporairement défini) : comme toujours en inbound marketing, pensez à vous fixer des objectifs afin de monitorer régulièrement vos résultats et apporter des modifications à vos workflows en fonction.
3. Utilisez du papier ! Et oui, le papier est de plus en plus rare dans les métiers du web mais pour rédiger un workflow, le papier reste votre meilleur allié !
4. Mettez au propre votre workflow grâce à un outil de mind mapping avant de vous lancer sur HubSpot ! (cela vous permettra d’y voir plus clair si votre workflow est assez complexe).
5. Testez ! Si quelques semaines après le lancement de votre workflow vos résultats ne sont pas à la hauteur de vos attentes, pensez à tester de nouveaux contenus, emails ou encore formats.

Nota bene : Veillez à ne pas ‘perdre’ les contacts passant dans vos workflows : par exemple, veillez à terminer les branches des workflows par des listes statiques pour pouvoir retrouver facilement vos contacts et les ré-engager plus tard :)

Workflows Lifecycle Stage

Ces workflows sont des workflows courts, facile à mettre en place.

Ils permettent de faire passer vos leads d’un état à un autre du parcours client automatiquement.

Exemple de schéma pour les workflows Lifecycle Stage :

• 1# Un visiteur qui remplit n’importe quel formulaire sur votre site web passe dans l’état “Lead” du Lifecycle Stage
• 2# Un contact qui n’est pas un étudiant, un concurrent ou un partenaire passe dans l’état “Marketing Qualified Lead” du Lifecycle Stage
• 3# Un MQL qui dépasse les 90 points en HubSpot Score et qui a été actif il y moins de 6 semaines passe dans l’état “Sales Qualified Lead” du Lifecycle

Chaque entreprise possède des critères différents pour les différentes étapes du tunnel de conversion. Les workflows ci-dessous constituent des exemples de critères pour qualifier vos leads progressivement.

Exemple pour un workflow MQL vers SQL :

Workflow “Nettoyage”

Afin de garder vos base de données “propres”, vous devez régulièrement la nettoyer à la main. Notamment si vous remarquez des anomalies ponctuelles comme les doublons par exemple. Vous pouvez également créer des workflows qui auront pour objectifs ‘d’évincer’ des fiches contacts.

Nota bene : HubSpot ne permet pas de supprimer des fiches contacts de manière automatisée, en revanche vous pouvez utiliser la fonction “clear contact property” et sélectionner l’email du contact. Si une fiche contact n’a plus d’email, elle est inutilisable. Vous pouvez également supprimer plusieurs contacts à la fois via les listes.

Exemple de workflow nettoyage SIMPLE :

• 1# Enrollment criteria : Inactifs depuis + de 2 ans
• 2# Actions : Ajout à la liste “Poubelle” ou encore "Nettoyage"
• 3# Suppression de la liste : Ouvrir la liste > Sélectionner tous les contacts > Delete

De cette façon, vous pouvez garder votre base de données à jour facilement. Pourquoi est ce important ? Car une base de données saine est une garantie pour vos résultats (emailing notamment).

Vous avez des questions sur les workflows sur HubSpot ? N'hésitez pas à nous contacter !