Asana et HubSpot : comment faire collaborer marketing et commerce efficacement ?

On ne le dira jamais assez, la collaboration entre le marketing et le commerce est l’une des clés pour que votre stratégie inbound marketing fonctionne. Mais entre la théorie et la pratique, il peut y avoir un monde et la collaboration est parfois compliquée. Aussi, la définition d’objectifs communs est essentielle pour avancer dans la même direction. Et pour suivre la réalisation de ces objectifs, de nombreux outils sont à votre disposition.

L’importance de la communication entre marketing et commerce

C’est un point sur lequel nous insistons régulièrement sur le blog Yumens BtoB et avec nos clients : la communication et la synchronisation des actions entre marketing et commerce est indispensable en inbound marketing. Nous savons par expérience qu’il est difficile de réunir ces deux forces sur le même plan, pourtant leur but est commun, celui d’acquérir de nouveaux clients ! 🏆🏁

Pourquoi est-ce indispensable en inbound marketing ? Car sans cette communication, les efforts et le budget engagés dans l'application d'une stratégie inbound marketing ne porteront pas leurs fruits. Si le marketing investit dans de nouvelles tactiques et que les équipes commerciales ne sont pas au courant, c’est un coup d’épée dans l’eau ! 💦💦💦

🙏Pour rapprocher ces deux équipes (car, oui : c’est possible !), voilà quelques solutions : créer un contrat SLA ou encore programmer des réunions régulières avec vos forces de ventes.

📕 À savoir : le “smarketing” est la contraction de ‘sales’ et de ‘marketing’ pour désigner les actions visant à rapprocher ses deux pôles de compétences.📝

À lire également : Smarketing, comment renouer le contact avec votre équipe commerciale ?

Asana : la clé pour réussir votre gestion de projet ?

Vous avez élaboré votre SLA et/ou un process pour améliorer la communication entre le marketing et le commerce mais vous peinez à trouver une manière efficace de faire collaborer vos équipes de manière concrète ?

Bien souvent, les équipes d’une même entreprise gèrent des projets dans des fichiers Excel et par des échanges de mail. Les datas se croisent et ne laissent pas de traces. Il est donc difficile de partager l’information et de donner une vision d’un projet aux autres équipes.

🛠️ Il vous manque peut-être un outil pour y arriver. Un outil qui vous permettra de voir en un coup d’œil tous les projets et tâches en cours pour décloisonner l’information. 👁️

Asana a été conçu pour faciliter le travail d’équipe et planifier la gestion d’un projet. Avec un seul outil, toutes les informations dont vous pouvez avoir besoin sont à disposition. Vous pouvez recevoir des notifications email avec les tâches à effectuer, suivre la progression d’un projet, avoir une vision claire des points d’étapes d’un projet et des personnes responsables de l’avancée de chacune d’elles.

📚📝En avril 2018, Asana et Forrester ont mené une étude auprès de clients et d'utilisateurs de la plateforme pour déterminer l’impact économique de l’utilisation d’Asana. Les résultats suivants ont été observés :

• Réduction du trafic email d’une personne de 15% à 20%.
• Identification rapide de la personne à qui s’adresser en cas de question sur une tâche et centralisation des questions dans l’outil
• Meilleur respect des deadlines grâce à une vision claire des tâches à produire
• Amélioration de la collaboration entre les équipes du fait de l’interdépendance entre des projets et des tâches
• Responsabilisation de chacun : Asana fait de tout le monde un chef de projet. Cette responsabilisation permet de meilleurs résultats
• Vision en temps réel lors des réunions : en termes de responsables des tâches, de deadline et d’attentes pour chacune de ses tâches
  
  

En résumé, en 3 ans d’utilisation d’Asana, vous pourriez noter les bénéfices suivants :

• Augmentation de la productivité dans l’entreprise
• Réduction des coûts liés à la gestion de projet
• Réduction des coûts liés à des retards dans les projets
  
  

Connexion Asana HubSpot (automation et CRM)

Les bénéfices d’Asana ne s’arrêtent pas là, car ils seront décuplés si vous choisissez de coupler l’outil à votre plateforme HubSpot : CRM et marketing automation. 

Si vous travaillez dans le secteur de l'industrie, consultez nos articles sur le marketing dans votre branche :

• Contenu et industrie : une équation gagnante en 4 données clés
• CRM et marketing automation : comment bien choisir ses outils digitaux dans l’industrie ?

Création automatique de tâches en fonction de l'état d'un deal

HubSpot propose de créer des tâches Asana automatiquement avec “HubSpot Workflows”.

Vous pouvez notamment choisir de créer une tâche dans votre projet en fonction de l’état d’un deal.

L'avantage réside dans la possibilité de mettre en relation vos données client et votre logiciel de gestion de projet.

Par exemple, si l’état du deal passe à “closed”, alors je crée automatiquement une tâche de “follow up” dans mon projet “suivi des deals” :

Les tâches de Follow Up dans Asana sont des tâches créées à partir de précédentes, déjà créées. Une tâche de follow-up permet de classer la tâche principale tout en gardant un suivi de celle-ci. Cela peut-être particulièrement utile si vous souhaitez contacter une dernière fois votre contact pour savoir pourquoi il a choisi de ne pas retenir votre proposition commerciale par exemple.

À lire également à propos des CRM : Comment justifier un investissement dans un CRM, et pourquoi choisir l'outil CRM d'HubSpot ?

🛠️ Cette fonctionnalité est native à HubSpot mais pour aller encore plus loin, vous pouvez utiliser la solution Zapier qui vous permettra d’automatiser de nombreuses actions.

Actions automatisées grâce à Zapier

• Un nouveau contact est ajouté par un commercial dans HubSpot CRM ? Je crée une tâche dans Asana ou ajoute un commentaire à une tâche existante. Il est ainsi possible d'alerter les équipes et mieux répartir les tâches pour une meilleure gestion des leads.

• Un tag est ajouté par un utilisateur dans Asana ? Alors je mets à jour le deal dans HubSpot CRM.

• Une propriété d’un contact change dans HubSpot ? Je crée ou mets à jour une tâche Asana afin qu’un commercial rappelle rapidement cette personne.

• Si vos commerciaux utilisent Asana pour effectuer le suivi de prospection, vous pouvez automatiser la création de contacts dans HubSpot à partir d’une tâche Asana. Un commercial crée une nouvelle tâche dans Asana pour rappeler un prospect rencontré sur un salon ? Alors j’ajoute le contact dans une liste ou un workflow pour le remercier d’être venu à notre rencontre sur ce salon.
  
  

Vous l’aurez compris, la collaboration entre marketing et commerce est avant tout un échange et un partage d’objectifs communs. Pour vous aider dans cette collaboration à long terme, des outils comme Asana, HubSpot CRM et HubSpot Automation, et leurs nombreuses fonctionnalités vous apporteront clarté, efficacité et productivité  ! Ne vous en privez pas, la réussite de votre stratégie inbound sales en dépend !