Rentabilisez votre participation à votre prochain salon professionnel

Un salon professionnel présente un enjeu crucial dans le B2B. C’est un moment unique pour rencontrer vos prospects et vos clients, les fidéliser et les conquérir. Un bon salon doit toutefois aussi être un salon dont l'efficacité se mesure et s'intègre dans une stratégie marketing et commerciale. Pour passer un mode ROIste, il est essentiel de se doter de la bonne stratégie et des bons outils.

Les challenges d'un salon réussi

Piloter un salon est un travail d'architecte. Il faut s'assurer que tout le monde soit mobilisé au bon moment pour délivrer un maximum de valeur pour votre organisation. En effet, si les salons font partie de la boite à outils des marketeurs, ces derniers doivent composer avec de nombreux défis :

• Un coût élevé : location du stand, habillage, impression des supports marketing, frais de déplacement et d'hébergement de l'équipe… ces dépenses peuvent rapidement s’accumuler, rendant le retour sur investissement difficile à justifier si les résultats ne sont pas au rendez-vous.
• Une mobilisation qui peut désorganiser le quotidien : organiser et participer à un salon mobilise considérablement vos ressources humaines. Les membres de l'équipe doivent souvent s'absenter de leurs tâches quotidiennes pendant plusieurs jours, ce qui peut impacter la productivité globale de l'entreprise.
• Un ROI difficile à cerner : il ne s'agit pas seulement de compter le nombre de leads obtenus, mais de comprendre la qualité de ces leads et leur potentiel de conversion en clients payants. Pour les entreprises qui ont des cycles de vente très longs, le ROI d'un salon peut se mesurer un an après ! Or, il est difficile de mettre en place des systèmes efficaces pour traquer et mesurer ces retours sans les bons outils.
• Un suivi des contacts chaotique : vous êtes version papier ou Excel ? Logiciel de suivi embarqué à votre CRM ou recueil des cartes de visite ? Le suivi des leads après un salon est crucial, mais souvent négligé. Sans un système clair et structuré, les informations recueillies peuvent se perdre, et les opportunités d’affaires ne sont pas exploitées à leur plein potentiel.

Pourquoi un salon à l'ère du digital ?

Les salons permettent une approche omnicanale en combinant interactions digitales et rencontres physiques. Les échanges en face-à-face renforcent la confiance et établissent des relations durables, ce qui est souvent difficile à réaliser uniquement par des moyens digitaux. Au-delà du fait de pouvoir présenter et vendre vos produits et services, les salons permettent également d’observer les tendances du marché, d’anticiper les évolutions et d'apprendre des stratégies de vos concurrents.

Participer à un salon augmente votre visibilité et renforce votre crédibilité, surtout lorsque vous prenez part à des conférences et panels. Cela positionne votre entreprise comme un leader d’opinion dans votre secteur. Sans compter que les interactions humaines restent essentielles. Elles permettent de créer une connexion émotionnelle avec vos prospects et clients, et d'obtenir des feedbacks directs sur vos offres.

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Comment bien préparer son salon

La réussite d'un salon professionnel repose sur une préparation minutieuse en amont de l'événement. Il ne suffit pas de réserver un stand et d'attendre que les visiteurs affluent ; il est crucial d'adopter une stratégie rigoureuse pour maximiser l'impact de votre participation.

Définir des objectifs clairs

Avant toute chose, il est essentiel de définir précisément vos objectifs pour le salon. Souhaitez-vous augmenter la notoriété de votre marque, générer des leads qualifiés, lancer un nouveau produit ou service, ou établir des partenariats stratégiques ? En fixant des objectifs clairs et mesurables, vous pourrez orienter toutes vos actions vers l'atteinte de ces résultats.

Élaborer une stratégie de communication

Une communication efficace avant le salon est indispensable pour attirer les visiteurs vers votre stand. Voici quelques actions à entreprendre :

• Emailing : envoyez des invitations personnalisées à vos clients et prospects. Un email bien conçu peut susciter l'intérêt et inciter à la visite.
• Réseaux sociaux : publiez régulièrement des posts pour annoncer votre participation et présenter vos produits ou votre participation à une conférence.
• Bannière signature : ajoutez une bannière à la signature de vos emails avec les détails de votre présence au salon.
• Visibilité sur le site du salon : assurez-vous que votre entreprise est bien mise en avant sur le site web officiel du salon.
• Rencontres en personne : profitez du salon pour organiser des rencontres privées avec vos prospects et clients clés. Réservez un espace VIP ou une salle de réunion pour des discussions plus approfondies et personnalisées et envoyez des invitations à l'avance.

Préparer un stand attrayant

L'apparence de votre stand peut faire toute la différence pour attirer les visiteurs. Quelques conseils pour un stand qui se démarque :

• Design visuel : optez pour un design accrocheur avec des couleurs vives, des visuels de qualité et une signalétique claire.
• Matériel promotionnel : préparez des bannières, kakémonos, brochures, flyers et tout autre support de communication.
• Éléments interactifs : intégrez des éléments interactifs comme des démonstrations en direct, des échantillons de produits ou des écrans tactiles.
• Gestion logistique : commandez vos supports de communication suffisamment tôt pour éviter les retards, et planifiez le transport et le montage de votre stand en tenant compte des contraintes de l'organisateur du salon.

Former votre équipe

Votre équipe sur le terrain doit être bien préparée pour interagir efficacement avec les visiteurs. Organisez des sessions de formation pour :

• Connaître les produits et services : assurez-vous que chaque membre de l'équipe connaisse parfaitement la valeur et le fonctionnement de vos produits et services.
• Développer un discours cohérent : travaillez un discours commercial homogène et convaincant qui s'adapte aux personnes à qui vous parlez (secteur d'activité, maturité dans le cycle d'achat, rôle dans le processus d'achat, etc.)
• Techniques de vente : formez votre équipe non commerciale (marketing, support, etc.) qui sera présente sur place aux techniques de vente et de collecte de leads.

Gestion opérationnelle le jour du salon

Le jour du salon est le moment de concrétiser toutes les préparations effectuées en amont. Une gestion opérationnelle efficace est cruciale pour maximiser les retours sur investissement et assurer une expérience fluide pour votre équipe et vos visiteurs. Pour ce faire, l'utilisation d'une solution numérique dédiée peut transformer la manière dont vous gérez les interactions et les leads sur place.

Centralisation des données en temps réel

Une solution numérique permet de centraliser toutes les informations recueillies pendant le salon en temps réel. Chaque membre de l'équipe peut accéder à une plateforme unique pour :

• Scanner les cartes de visite : intégrer instantanément les contacts dans votre CRM en scannant les cartes de visite. Cela élimine les erreurs de saisie manuelle et accélère le processus de collecte de données.
• Partager des documents commerciaux : distribuer facilement des brochures, ebooks, et autres documents marketing directement depuis la plateforme. Cela garantit que chaque prospect reçoit des informations pertinentes et à jour.
• Suivre les KPI en direct, tels que le nombre de leads générés, le niveau d'intérêt des visiteurs, leur entreprise ou secteur d'activité, et savoir si ce sont de nouveaux prospects ou des prospects existants.
  
  

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Optimisation des interactions

L'utilisation d'une plateforme faite pour les salons optimise chaque interaction avec les visiteurs, en libérant votre équipe des tâches administratives fastidieuses pour qu'elle puisse se concentrer pleinement sur les conversations, comprendre les besoins des prospects et leur présenter des solutions adaptées.

La collecte d'informations détaillées sur les prospects grâce à des formulaires en ligne ou des questionnaires interactifs, directement accessibles depuis la plateforme, enrichit les données disponibles et permet une personnalisation accrue des échanges. Cette personnalisation, en adaptant les discours et les présentations en fonction des informations recueillies, offre une expérience plus impactante pour chaque visiteur, maximisant ainsi les chances de conversion et de satisfaction client.

Automatisation des tâches administratives

En automatisant de nombreuses tâches administratives, cette solution numérique libère du temps pour des activités à plus forte valeur ajoutée, intégrant automatiquement les leads dans votre CRM avec toutes les informations pertinentes, ce qui réduit le risque de perte de données et assure une transition fluide post-événement. De plus, le suivi des opportunités est automatisé avec des rappels pour les actions de suivi, garantissant que chaque lead soit correctement intégré dans un processus de nurturing, ce qui améliore l'efficacité globale de votre équipe et optimise le retour sur investissement de votre participation au salon.

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Comment garder le contact

Dès la fin du salon, il est impératif d'intégrer tous les leads recueillis dans votre CRM. Une intégration rapide et précise assure que chaque contact est enregistré avec toutes les informations pertinentes recueillies durant l'événement. Une application professionnelle facilite ce travail avec un export automatique vers HubSpot par exemple afin d'éviter les doubles saisies et de documenter les rencontres avec des détails permettant de personnaliser la future relation commerciale à venir.  Une démarche qui permet de segmenter les leads selon leur potentiel et leur niveau d'intérêt, facilitant ainsi le travail de suivi et de nurturing.

• Scoring des leads : évaluez la qualité et le potentiel de chaque lead en utilisant des critères spécifiques tels que le niveau d'engagement, les interactions passées et les besoins exprimés.
• Emailing de suivi : envoyez des emails personnalisés avec des contenus pertinents comme des études de cas, des témoignages clients, ou des offres spéciales.
• Personnalisation des relances en fonction des sujets abordés pendant le salon. Partagez du contenu pertinent, contactez les prospects par téléphone ou envoyez des invitations à des webinaires pour maintenir l'intérêt et approfondir la relation.

À terme, vous serez en mesure de compter au contact prêt : combien de leads vous avez obtenu pendant le salon, et surtout combien vous en avez converti en client ! C’est ce qu’on appelle le ROI, non ?

Notre accompagnement pour assurer une présence réussie à votre prochain salon

L’agence Yumens BtoB (ex-Winbound) vous apporte un accompagnement stratégique et opérationnel sur les prestations suivantes :

• Création et diffusion de livres blancs contextualisés aux secteurs d’activités sur votre salon professionnel en direct depuis votre stand.
• Animation de votre espace stand par des visuels ou des goodies.
• Déploiement d'un outil professionnel de gestion des leads sur vos salons.
• Connexion de vos leads salons avec HubSpot pour en faciliter le suivi.
• Mise en place des systèmes de suivi et de reporting pour mesurer le ROI de votre salon.
• Accompagnement des équipes commerciales.
• Intégration des salons dans votre stratégie marketing omnicanale
• Création de tableaux de bord et de suivi
• Création d'une stratégie de contenus adaptée pour les suivis post-salon.

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