Hubspot CRM : nos conseils pour une utilisation optimale

Vous cherchez à développer la croissance de votre entreprise, améliorer vos ventes et renforcer la collaboration entre vos équipes marketing, ventes, et CSM ?

HubSpot CRM est la solution idéale pour optimiser votre gestion des opportunités commerciales et de la relation client. HubSpot propose une combinaison d’outils adaptés aux besoins spécifiques des entreprises BtoB.

Pour exploiter pleinement le potentiel de la plateforme, il est important de bien comprendre son fonctionnement et ses fonctionnalités.

Découvrez nos conseils pour maîtriser le logiciel HubSpot CRM et en tirer le meilleur parti.

Comprendre Hubspot CRM

Qu’est-ce que HubSpot CRM ?

HubSpot CRM est un logiciel CRM BtoB qui regroupe plusieurs outils de gestion de la relation client à destination des entreprises BtoB. La solution est conçue pour offrir une vision unifiée du parcours client et renforcer la collaboration entre les services marketing, ventes et CSM.

Au centre de cette architecture, le Smart CRM centralise les informations sur les prospects dans des fiches contacts et des fiches entreprises. Vos équipes peuvent ainsi accéder à toutes les données collectées sur les contacts.

Autour du CRM proprement dit, HubSpot a développé des hubs complémentaires qui facilitent vos opérations et l’alignement entre vos services :

• Le Marketing Hub vous aide à gagner en visibilité, générer des leads et automatiser vos campagnes marketing pour augmenter la conversion.
• Le Sales Hub facilite la gestion de l’activité et des contacts commerciaux.
• Le Service Hub contribue à l’amélioration de l'expérience de vos clients, en particulier pour le service après-vente ou le pôle CSM.
• Le Content Hub booste votre présence en ligne avec un site web optimisé et facilite vos efforts de création de contenu.
• Le Operations Hub facilite la gestion des données et l’automatisation de vos processus métiers.

Est-ce que le logiciel CRM HubSpot est vraiment gratuit ?

HubSpot communique sur la gratuité de son logiciel CRM. Mais est-ce que tous ses outils sont vraiment gratuits ?

Oui, vous pouvez créer un compte et utiliser la plateforme gratuitement, sans limite de temps et d'utilisateurs. La version gratuite donne accès à un ensemble de fonctionnalités de base pour la gestion de contacts, le suivi des interactions et la gestion des opportunités de vente.

Toutefois, pour accéder à des fonctionnalités avancées comme l’automatisation marketing ou l’intégration avec des outils tiers, vous devez vous abonner à une version payante.

En plus de la version gratuite, la grille tarifaire de HubSpot propose trois plans payants pour chaque hub : Starter Plan, Pro Plan et Entreprise Plan. Plus vous optez pour un plan élevé, plus vos collaborateurs accèdent à des fonctionnalités poussées. La tarification par plan est propre à chaque hub.

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Vos premiers pas avec HubSpot CRM

Si vous avez décidé de vous lancer avec HubSpot CRM, les premiers pas sont importants pour tirer le meilleur parti de votre nouvel outil.

Que vous avanciez seul ou avec une agence HubSpot, voici les étapes à suivre pour poser les bases d’une utilisation optimale de la solution.

1. Créer votre compte HubSpot CRM

La première étape consiste à créer votre compte HubSpot et ouvrir un portail pour votre entreprise.

La création de compte est simple et rapide. Il vous suffit de saisir vos informations d'identification et de choisir votre version. Vous pouvez commencer à utiliser les outils gratuits ou opter pour le plan tarifaire qui correspond à vos besoins.

Ensuite, vous devez configurer vos paramètres utilisateur et compléter vos informations de profil. Vous pouvez ensuite renseigner le nom de domaine de votre site web pour le suivi des URLs puis vos sous-domaines et enfin créer le profil des membres de votre équipe avec des droits d’accès adaptés à chaque utilisateur et métiers.

Importer vos contacts

Une fois votre compte configuré, l'étape suivante consiste à importer vos contacts existants.

HubSpot CRM facilite ce processus en vous permettant de charger des fichiers CSV, d'importer des contacts depuis d'autres logiciels, ou de les ajouter manuellement.

Ensuite, une fois que vous aurez configuré la plateforme, la création de contacts issus de vos formulaires se fera automatiquement dans votre CRM.

Configurer votre pipeline de vente

Vous pouvez désormais configurer dans l'outil votre pipeline de vente en fonction de vos processus commerciaux spécifiques. HubSpot CRM vous permet de personnaliser les étapes du parcours et les transactions.

Vous pourrez suivre en temps réel l’avancement de vos opportunités de manière claire et efficace et donner plus de visibilité à vos équipes sur vos activités commerciales. 

Personnaliser les propriétés de contact

Pour mieux segmenter vos contacts et adapter votre communication, vous pouvez personnalisez les propriétés de contact dans HubSpot CRM.

Vous pouvez ajouter des champs spécifiques dans vos formulaires et vos fiches contacts qui correspondent à vos besoins commerciaux. 

Former vos équipes

Vous devez aussi vous assurer que votre équipe comprend comment utiliser HubSpot CRM. HubSpot offre une multitude de ressources éducatives (contenus, tutoriels, formations en ligne) pour vous aider à former vos collaborateurs rapidement et efficacement.

La plupart des agences partenaires Hubspot vous propose aussi un plan de formation. 

Comment optimiser l’utilisation de HubSpot CRM ?

Maintenant que vous avez configuré HubSpot CRM, comment tirer pleinement profit de la plateforme pour maximiser votre efficacité commerciale et marketing ?

HubSpot CRM offre une multitude d'outils et de fonctionnalités avancées qui peuvent transformer la manière dont vous gérez vos relations clients. Voici quelques conseils pour optimiser votre expérience.

Gestion des contacts et segmentation

La gestion des contacts est une fonctionnalité clé pour tout CRM. Avec HubSpot CRM, vous pouvez non seulement centraliser l'ensemble de vos contacts, mais aussi les segmenter très finement pour lancer des actions marketing plus ciblées.

Pour segmenter votre base, vous pouvez vous appuyer sur les propriétés de contact personnalisées. Vous pouvez ensuite créer des listes intelligentes pour segmenter automatiquement vos contacts en fonction de critères spécifiques comme le comportement, l’étape du cycle de vie ou l’engagement avec vos contenus.

Avec cette segmentation granulaire, vous pourrez personnaliser vos communications, adresser des contenus pertinents à vos contacts et améliorer votre taux de conversion.

Automatisation des processus marketing

L'une des forces de HubSpot CRM réside dans ses capacités d'automatisation. Grâce à l'outil Workflows, vous pouvez automatiser une grande partie de vos processus marketing et commerciaux.

Par exemple, vous pouvez créer des séquences automatisées qui envoient des mails de nurturing à vos prospects en fonction de leur comportement sur votre site web ou de leurs interactions avec vos contenus. Vos leads reçoivent ainsi du contenu adapté à leur profil et leur niveau de maturité.

Les données générées par les interactions remontent automatiquement dans les fiches du CRM pour enrichir les contacts. Vous pouvez ainsi mieux contextualiser vos prises de contact commerciales dans le cadre d’une stratégie d’Inbound Marketing ou Account-Based Marketing.

Vous pouvez également automatiser le suivi des leads et la transmission des leads entre les équipes marketing et ventes avec les fonctionnalités de lead scoring.

Le Sales Hub simplifie aussi le quotidien des commerciaux. Il permet par exemple de programmer des tâches ou des rappels pour faciliter le suivi opérationnel des opportunités. Il englobe également des fonctionnalités de reporting pour suivre l’activité commerciale et l’évolution des principaux KPI.

Cette automatisation fait gagner du temps à vos équipes. Elle garantit également une réactivité et une cohérence dans le suivi des leads et des clients.

Analyse des données et reporting avec HubSpot

Les outils HubSpot vous aident à créer des interactions de qualité avec vos prospects et clients. Mais, pour atteindre vos objectifs commerciaux, vous devez aussi vous appuyer sur l'analyse des données collectées à travers ces interactions. 

HubSpot CRM intègre des outils de reporting puissants qui vous permettent de mesurer et d’analyser vos performances et d'ajuster vos processus en conséquence. Vous pouvez aussi configurer des rapports spécifiques en fonction des typologies d'utilisateurs.

Analyse des campagnes marketing

Grâce à l’intégration native de HubSpot CRM avec les outils marketing de HubSpot, vous pouvez analyser l’impact de vos campagnes en un clin d'œil.

Vous pouvez suivre vos principaux KPIs directement sur la plateforme :

• taux d'ouverture et de clic des mails
• taux de conversion des landing pages et des formulaires
• performances de vos campagnes publicitaires

Ces rapports et tableau de bord vous aident à piloter vos actions marketing. Vous identifiez ce qui fonctionne et ce qui doit être ajusté. En mesurant le ROI de vos actions marketing, vous pouvez affiner vos stratégies pour maximiser leur efficacité.

Suivi des performances commerciales

HubSpot CRM offre des tableaux de bord personnalisables qui vous permettent de suivre en temps réel les performances de vos équipes commerciales.

Dans le logiciel, vous pouvez visualiser des indicateurs clés comme le nombre de deals conclus, le montant total des ventes, le taux de conversion par étape du pipeline, ...

Utilisez ces données pour identifier les points forts et les axes d'amélioration de votre stratégie de vente.

Pilotage de vos activités commerciales

HubSpot propose aussi des rapports au service des responsables commerciaux, pour les aider à piloter l'activité de leur équipe.

L'outil permet de suivre la productivité des commerciaux. Par exemple, vous pouvez générer des rapports sur le nombre d'appels passés, de mails envoyés, ou de réunions programmées, et sur le taux de réussite des interactions commerciales.

Avec ces insights, vous pouvez comprendre et améliorer vos processus de vente.

Une prise de décision basée sur les données

En exploitant les capacités de reporting de HubSpot, vous pouvez prendre de meilleures décisions stratégiques.

Par exemple, les rapports vous aident à identifier les segments de clients les plus rentables ou les campagnes les plus performantes.

Sur cette base, vous pouvez allouer vos ressources de manière plus efficace et orienter vos efforts là où ils auront le plus d'impact.

Intégration de HubSpot avec d’autres outils

HubSpot CRM est une plateforme puissante qui intègre en réalité plusieurs logiciels métiers très pointus. Mais vous pouvez encore décupler le potentiel de l'outil en l'intégrant avec d'autres outils.

Avec ces intégrations tierces, HubSpot joue pleinement son rôle de hub. En tirant parti de ces intégrations, vous pouvez centraliser toutes vos données clients, automatiser davantage de processus, et maximiser le retour sur investissement de vos efforts marketing et commerciaux. 

Connexion avec d’autres plateformes

HubSpot CRM propose une multitude d'intégrations natives avec des applications tierces, couvrant des besoins variés comme la gestion des mails, le support client, la comptabilité, ou encore les réseaux sociaux. 

Par exemple, vous pouvez connecter HubSpot avec des solutions de gestion événementielle pour automatiser le traitement de vos leads post-salon, ou avec des plateformes de messagerie comme Gmail ou Outlook pour centraliser toutes vos communications clients au sein du CRM. 

Ces intégrations renforcent la productivité de vos équipes et facilitent le suivi des leads et des clients.

En outre, HubSpot offre une API robuste pour des intégrations personnalisées. Vous pouvez connecter facilement des outils spécifiques à vos processus métier. Cette flexibilité vous aide à adapter HubSpot CRM à vos besoins précis, tout en bénéficiant d’une vue centralisée de vos activités.

Maximiser son ROI

L'intégration de HubSpot CRM avec d’autres outils ne se limite pas à une simple connexion technique. Elle contribue aussi à améliorer votre retour sur investissement. 

Quand vous connectez HubSpot CRM à votre écosystème d’outils existants, vous créez une infrastructure intégrée qui favorise l’efficacité, la collaboration et la croissance. 

En centralisant vos données dans une seule plateforme, vous évitez les doublons, réduisez les erreurs et gagnez un temps précieux. Par exemple, l'intégration avec un logiciel de comptabilité automatise la synchronisation des données de facturation et de vente, ce qui réduit les tâches manuelles et accélère le processus de paiement.

En reliant HubSpot à des plateformes d’automatisation marketing comme Zapier, vous pouvez automatiser des flux de travail complexes impliquant plusieurs outils et optimiser l'efficacité de vos campagnes tout en maîtrisant vos coûts opérationnels.

HubSpot CRM centralise la gestion des relations clients et renforce l'alignement des équipes marketing, commerciales et CSM. En maîtrisant ses fonctionnalités, de la configuration à l'automatisation des processus, vous pouvez améliorer significativement vos performances commerciales. Les intégrations avec d'autres outils optimisent encore plus votre retour sur investissement.

Que vous soyez une petite entreprise ou une grande organisation, HubSpot CRM vous offre les outils nécessaires pour gérer efficacement vos relations clients, favoriser la collaboration interne et atteindre vos objectifs de croissance.

Vous voulez tirer pleinement parti de HubSpot CRM ? 

Yumens BtoB (ex-Winbound), agence certifiée HubSpot, vous accompagne dans la configuration et l'utilisation optimale de la plateforme.

Source des photos : HubSpot