5 conseils pour un reporting commercial efficace

Le reporting commercial est un élément clé dans la gestion et l’optimisation des ventes d’une entreprise. Il consiste à analyser et présenter les données relatives à la performance commerciale sur une période donnée. Ces données peuvent être utilisées pour évaluer les performances de vente, identifier les tendances et les opportunités, et décider des stratégies de vente futures. Pour le responsable commercial, la création de dashboards pertinents et facilement compréhensibles n’est pas toujours un exercice facile. Pourtant, ces tableaux de bord commerciaux sont nécessaires à l’entreprise mais aussi utiles pour évaluer et améliorer ses pratiques commerciales. Dans cet article, nous vous livrons 5 conseils pour optimiser votre reporting commercial.

Choisissez les bons KPIs

Le reporting commercial réclame un effort de synthèse. Il ne s’agit pas de compiler toutes les données sur la performance commerciale dont vous disposez mais, au contraire, de sélectionner les indicateurs de performance pertinents pour votre activité..

Le choix des KPIs va donc varier selon le destinataire du rapport :

• Service marketing : vous allez privilégier des indicateurs qui facilitent le suivi de la transformation des leads générés par le marketing et d’évaluer l’efficacité des campagnes (taux d’acceptation des leads marketing par les sales, taux de transformation des leads par canal entrant, …) ;
• Commerciaux : indicateurs de performance pour chaque commercial (CA généré par rapport aux objectifs, prévisions sur l'année…) ;
• Direction commerciale : indicateurs qui donnent une vue d’ensemble sur la performance commerciale (prévisions de CA sur l’année, nombre d’affaires gagnées et perdues, durée moyenne de closing) mais aussi détail par zone, par business unit, répartition par produit ;
• Direction générale : vue globale sur la performance de l’ensemble des zones de vente, prévisions sur l’année, vue d’ensemble sur le pipeline commercial.

Ensuite, il faut identifier les KPIs qui sont directement liés à vos objectifs commerciaux et aux stratégies d’acquisition/rétention en place. 

Par exemple, si vous avez adopté une stratégie d’inbound marketing, il est pertinent de faire figurer dans vos rapports les KPIs qui suivent le parcours d'achat MQL > SQL > Clients. Ces données aideront l’entreprise à évaluer l’alignement ventes/marketing. Pour les entreprises qui misent sur l’ABM, le reporting commercial comportera des données sur les performances réalisées sur les comptes stratégiques.

Automatisez la collecte des données

Autrefois, le reporting commercial relevait du parcours du combattant. Pour le réaliser, il fallait aller à la chasse aux données auprès des équipes et/ou synthétiser des données Excel. Or, la collecte manuelle des données est non seulement fastidieuse mais aussi source d’erreurs.

Heureusement, la transformation digitale est passée par là. Désormais, les outils de collecte automatique et de centralisation des données sont abordables pour la plupart des entreprises. 

Vous pouvez utiliser des solutions de reporting ou de business intelligence qui s’interfacent avec votre CRM et vos autres sources de données pour collecter les informations nécessaires. Certains CRM, comme Hubspot, incluent également des fonctionnalités de reporting.

Présentez les données de façon intelligible

Les données brutes peuvent être difficiles à interpréter. Et les destinataires de votre reporting souhaitent accéder sans détour aux données qui leur importent. C’est pourquoi il est recommandé de soigner la présentation de vos tableaux de bord.

Utilisez des visualisations et des graphiques clairs pour rendre vos rapports plus attrayants et faciles à comprendre. 

Les graphiques en barres, en camembert ou en courbes peuvent illustrer efficacement les tendances et les comparaisons. Les tableaux de bord interactifs permettent aux utilisateurs de manipuler les données et d'obtenir des informations plus détaillées.

Là encore, les solutions de data visualisation et de business intelligence proposent différentes options pour vous aider à communiquer clairement les informations clés à vos interlocuteurs.

Analysez les tendances et les écarts

Le reporting commercial ne se limite pas à une série de chiffres. Vous présentez des tendances et des comparatifs. Il vous appartient ensuite de les analyser pour leur donner du sens. 

En complément des éléments chiffrés, analysez les tendances et les écarts dans vos données pour identifier les axes d'amélioration et prendre les bonnes décisions.

Par exemple, si vous remarquez une baisse des ventes dans une région, vous devez creuser pour en comprendre les raisons. Cette analyse vous aidera à repérer des opportunités pour optimiser vos stratégies commerciales.

Impliquez les parties prenantes

Les dashboards commerciaux sont des outils collaboratifs. 

Ils n’ont pas vocation à être réservés à une seule équipe. Au contraire, vous pouvez les utiliser pour impliquer toutes les parties prenantes et mener une réflexion collective sur l’optimisation de la performance commerciale.

Les outils de reporting vous permettent de donner à chacun, en fonction de son rôle dans l’entreprise, un accès contextualisé aux données. Les membres de l’équipe commerciale, les responsables marketing, les dirigeants peuvent ainsi visualiser facilement les données qui les concernent.

Le partage régulier des rapports contribue à une bonne circulation de l’information sur les performances commerciales. Les outils de reporting actuels fluidifient la communication entre les parties prenantes et alimentent les prises de décisions. 

Avec un reporting partagé, vous pourrez identifier collectivement les mesures à prendre. Par exemple, si vos taux de conversion sont faibles, vous pouvez mettre en place des outils IA d’écoute commerciale pour diffuser les pratiques des meilleurs commerciaux dans votre équipe. Vous pourrez également ajuster votre stratégie commerciale, en réallouant des ressources sur les actions les plus performantes. Les reportings partagés peuvent également vous servir de support pour vos réunions commerciales ou vos points de suivi.

Le reporting commercial est un moyen de mettre la donnée au service des prises de décisions. 

Avec la digitalisation des process, il est désormais possible de collecter automatiquement les données, de les présenter de façon claire, voire de personnaliser les dashboards pour chaque interlocuteur.

Le reporting devient donc un outil collaboratif de premier plan pour aligner les équipes et optimiser la performance commerciale.